e-Fatura durum kodları aşamaları nelerdir?

Gönderilen fatura aşağıdaki aşamalardan geçmekte ve her aşamada belirtilen durum kodlarını almaktadır:

• Gönderici Birim SENDERENVELOPE türünde içerisinde FATURA belgesi olan zarfı oluşturur ve Merkez Birime gönderir.
• Bu zarf Merkez Birimde kuyruğa alınır. Burada zarfın durumu 1000 “ZARF KUYRUGA EKLENDI” olur.
• Daha sonra kuyrukta sırası gelen zarf işlenmeye başlar. Burada zarfın durumu 1100 “ZARF ISLENIYOR” olmaktadır.
• Zarf çeşitli işlemlerden (şema ve schematron kontrolü) geçer, eğer bu durumda bir hata oluyorsa zarfın durumu ilgili durum kodu olur. İşlenme sırasındaki hatalara ait durum kodları 1100 ile 1200 arasındadır. Bu durumda bir hata oluşmuşsa (içerisindeki faturalar geçersizdir, iptal faturası gibidir) zarfın durumu sistem yanıtı ile Gönderici Birime gönderilir. Zarf gönderiminde bir sonraki aşamaya geçilmez. Hata kodunun alınmasının ardından ilgili zarftaki faturalar göndericinin entegrasyon ya da özel entegrasyon kullanıcıları olması durumunda aynı Fatura ID’siyle tekrar göndermelidir. Göndericinin portal kullanıcısı olması durumunda (ARTIK -arşive alınmışlar hariç, fatura arşivdeyse 12957 numaralı sorunun cevabına bakınız- yeni fatura ID'si ile yeniden fatura OLUŞTURULMAMASI gerekmektedir) Zarf Bazında Listeleme ekranındaki ilgili zarfa ait (hata alındıktan 24 saat sonra ekrana gelecek olan) TEKRAR GÖNDER düğmesi kullanılarak faturanın farklı bir zarf ile tekrar gönderilmeye çalışılması sağlanır.
• Zarf işlenmiş, kontrollerden geçmiş ve merkez sistemde bir hata almamışsa zarfın durumu 1200 “ZARF BASARIYLA ISLENDI” olmaktadır. Bu aşamada zarfın durumu sistem yanıtı ile Gönderici Birime gönderilir. Gönderim sırasında bir hata oluşsa bile bir sonraki aşamaya geçilir.
• Merkez birim zarfı posta kutusuna gönderir. Eğer gönderim başarılı olmuşsa öncelikle zarfın merkezdeki durum kodu posta kutusundan sistem yanıtı gelene kadar 1220 “HEDEFTEN SISTEM YANITI GELMEDI” şeklinde olur.
• Bu zarftaki faturaların herhangi birinin yeni bir zarf ile tekrar gönderilmesi durumunda yeni gönderilen zarf 1163 “GONDERILEN ZARF SISTEMDE DAHA ONCE KAYITLI OLAN BIR FATURAYI ICERMEKTEDIR” durum kodunu içeren sistem yanıtını alacaktır. 1163 hatasını alan zarfın içerisindeki faturalar geçersizdir, iptal faturası gibidir.
• Gönderim sırasında alıcının sistemine erişilememesi gibi bir durum oluşması halinde zarf 1210 “DOKUMAN BULUNAN ADRESE GONDERILEMEDI” durum kodunu alır. Bu durum alıcının sistemine erişilemediği için olmaktadır. Alıcıyı hata ayrıntısını bildirerek sistemini düzeltmesi yönünde uyarınız. 1210 durum kodunun alındığı andan itibaren Merkez birim aynı zarfı 3 kere daha göndermeyi dener. 3 deneme saat 06 ve 18'de sırayla yapılmaktadır.
• Son denemede (dördüncü deneme) zarf hala karşı tarafa başarıyla iletilememiş ise zarfın durumu 1215 “DOKUMAN GONDERIMI BASARISIZ. TERKAR GONDERME SONLANDI” durum kodunu alır. 1215 durum kodunun alınmasının ardından ilgili zarftaki faturalar göndericinin entegrasyon ya da özel entegrasyon kullanıcıları olması durumunda aynı Fatura ID’siyle tekrar göndermelidir. Göndericinin portal kullanıcısı olması durumunda yeni fatura ID'si ile yeniden fatura OLUŞTURULMAMASI gerekmektedir) Zarf Bazında Listeleme ekranındaki ilgili zarfa ait TEKRAR GÖNDER düğmesi kullanılarak faturanın farklı bir zarf ile tekrar gönderilmeye çalışılması sağlanır. VUK ve ilgili yasal hükümler geçerlidir ve mükellefin sorumluluğundadır. 1215 hatasını alan zarfın içerisindeki faturalar geçersizdir, iptal faturası gibidir. Alıcı sistemini düzeltmediği takdirde bu durum bu şekilde devam edecektir. Ardından alıcı sistemini düzeltmemiş olursa gönderici tekrar gönderimde bulunduğunda bir 4 gönderimlik süreç daha başlayacaktır. 1215 durum kodu alınmasından önce gönderici birimin bu zarftaki faturaların herhangi birini yeni bir zarf ile tekrar göndermeyi denemesi halinde yeni gönderilen zarf 1163 “GONDERILEN ZARF SISTEMDE DAHA ONCE KAYITLI OLAN BIR FATURAYI ICERMEKTEDIR” durum kodunu içeren sistem yanıtını alacaktır. Bu nedenle 1210 durumunun 1215, 1220, 1230 ya da 1300'e dönmesini beklenmeli ve öncesinde aynı faturanın tekrar gönderimi yapılmamalıdır. 1163 “GONDERILEN ZARF SISTEMDE DAHA ONCE KAYITLI OLAN BIR FATURAYI ICERMEKTEDIR” durumu aynı fatura numarası ya da ETTN numarası ile daha önce gönderim (yükleme) yapıldığı durumlarda oluşur (farkında olmadan aynı fatura veya ETTN numarası ile ikinci kez gönderim yapmaya çalışıyor olabilirsiniz. Gerekiyorsa tüm fatura numaralarınızı ve ETTN numaralarınızı gözden geçiriniz. Daha önce gönderdiğiniz faturayı/faturaları tekrar göndermeyeceğinizden, daha önce göndermediğiniz faturayı/faturaları yeniden zarflayıp göndermeyi deneyiniz.). 
• Merkez birimin tekrar gönderim denemelerinden birinin başarılı olması halinde merkezdeki zarfın durumu kodu posta kutusundan sistem yanıtı gelene kadar 1220 “HEDEFTEN SISTEM YANITI GELMEDI” şeklinde olur.
• Hedeften sistem yanıtının 1200 “ZARF BASARIYLA ISLENDI” durum kodu ile gelmesi halinde Merkezde 1220 durum koduyla bekleyen zarfın yeni durumu 1300 “BASARIYLA TAMAMLANDI” olur. Hedef sistemden 1200 durum kodu dışında zarfın başarısız işlendiğine dair bir kod dönülmesi halinde Merkezde 1220 durum koduyla bekleyen zarfın yeni durumu 1230 “HEDEFTEN SISTEM YANITI BASARISIZ GELDI” olur. 1230 durum kodunun alınmasının ardından ilgili zarftaki faturalar göndericinin entegrasyon ya da özel entegrasyon kullanıcıları olması durumunda aynı Fatura ID’siyle tekrar gönderilmelidir. Göndericinin portal kullanıcısı olması durumunda yeni fatura ID'si ile yeniden fatura OLUŞTURULMAMASI gerekmektedir. Zarf Bazında Listeleme ekranındaki ilgili zarfa ait TEKRAR GÖNDER düğmesi kullanılarak faturanın farklı bir zarf ile tekrar gönderilmeye çalışılması sağlanır (Tekrar Gönder düğmesi ile ilgili olarak 12957 numaralı sorunun da cevabına bakınız. VUK ve ilgili yasal hükümler geçerlidir ve mükellefin sorumluluğundadır.). Burada alıcı tarafından hata verilmiştir ve zarf içerisindeki faturalar geçersiz olmuştur.

GİB Portal kullanıcılarının arşive kaldırdıkları faturalar tekrar gönderilememektedir. Bu durumda yeni fatura ID'si ile yeniden fatura oluşturulması ve bu hatalı faturaların gelen/gönderilen faturalarla birlikte saklanması gerekmektedir. Yeniden oluşturulan faturalarda daha önce hata alınan fatura numarasına ve hata sebebine ilişkin bilginin faturanın not alanına yazılması uygun olacaktır (VUK ve ilgili yasal hükümler geçerlidir ve mükellefin sorumluluğundadır.). Arşive kaldırılan ticari faturalara kabul / ret cevabı verilememektedir. Süresi içerisinde cevap verilmeyen ticari faturalar kanuna göre kabul edilmiş sayılmaktadır. Bu nedenle faturanızla işiniz tamamen bittikten sonra arşive alma işlemini gerçekleştirmeye özen gösteriniz.